DELEGASI WEWENANG (modul mata kuliah Dasar-dasar Manajemen)


MODUL MATA KULIAH :  DASAR-DASAR MANAJEMEN  (3 SKS), Tatap Muka VIII,  Oleh :Ir. Utje Usman Slamet, MS, MDS

Delegasi Wewenang

Tujuan Instruksional Khusus:

  Mahasiswa dapat  :

a. Menjelaskan tentang  kekuasaan, wewenang dan pengaruh

b. Menjelaskan tentang wewenang lini, staf dan fungsional

c. Menjelaskan tentang delegasi wewenang

 

1.  Pengertian Wewenang dan Kekuasaan

       Di dalam fungsi pengorgnisasian, seorang atasan berdasarkan posisinya mempunyai hak ataupun wewenang untuk menjalankan atau memberikan perintah kepada bawahannya untuk menjalankan wewenangnya.  Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang ini merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari posisi atasan ke bawahan dalam organisasi.

Mengenai wewenang ini, ada dua teori atau pandangan yang berlawanan mengenai sumber wewenang tersebut. Pertama pandangan  klasik (teori formal) , pandangan (teori ) ini menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan; wewenang ada karena seseorang diberi atau dilimpahi – diwarisi hal tersebut.  Kedua, pandangan teori penerimaan (acceptance theory of authority) yang menyanggah bahwa wewenang dapat dianugerahkan. Teori ini berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang itu dijalankan. Jadi pandangan ini menyatakan kunci dasar bahwa wewenang ada pada yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer).  Dengan demikian wewenang itu ada atau tidak tergantung pada si penerima, yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Barnard dalam Handoko (1996), menyatakan bahwa seseorang akan bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan hanya bila 4 (empat) kondisi berikut dipenuhi secara simultan: (a) dia dapat memahami komunikasi tersebut, (b) pada saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal itu tidak menyimpang dari tujuan organisasi, (c) dia yankin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan kepentingn pribadinya sebagai suatu keseluruhan, dan (d) dia mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.

Dengan adanya pandangan kedua (teori penerimaan), maka bagaimanupun juga manjer perlu memperhatikan pandangan ini sebagai titik strategis.  Manajer untuk menjadi efektif akan sangan tergantung pada penerimaan wewenangoleh para bawahan.

Biasanya wewenang ini sering dicampur adukan dengan kekuasaan (power).  Meskipun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, namun keduanya berbeda.  Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.  Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian.  Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang  akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Seorang pemimpin yang berpengaruh, dapat mempengaruhi perilaku adalah karena hasil kekuasaan posisi jabatan/kedudukan (position power) atau karena kekuasaan pribadi (personal power) ataupun kombinasi dari keduanya. Kekuasaan posisi didapat dari wewenang formal suatu organisasi, besarnya kekuasaan tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu itu.  Di lain pihak, kekuasaan pribadi (personal power), didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, menghargai dan merasa terikat pada seorang pemimpin.

Berdasarkan sumbernya kekuasaan dapat diklasifikasikan dalam enam sumber yang diringkas sebagai berikut (dalam Handoko, 1996 : 214-215):

(1)  Kekuasaan balas-jasa (reward power), berasal dari sejumlah balas jasa positif (uang, perlindungan, perkembangan karier, dsb) yang diberikan kepada pihak penerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.

(2)  Kekuasaan paksaan (coercive power), berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dsb) akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan.

(3)  Kekuasaan sah (legitimate power) berkembang dari nilai-nilai interen yang mengemukakan bahwa seorang pimpinan mempunyai hak sah untuk mempengaruhi bawahan.

(4)  Kekuasaan pengendalian informasi (control—of—information power), berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya.  Cara ini digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.

(5)  Kekuasaan panutan (referent power), didasarkan atas identifikasi orang-orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau simbol.  Karisma pribadi, keberanian, simpatik, dan sifat-sifat lain adalah faktor-faktor penting dalam kekuasaan panutan.

(6)  Kekuasaan akhli (expert power); merupakan hasil dari keakhlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.

 

Keluasan wewenang dan kekuasaan.

Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-batasan tertentu pada wewenangnya, seperti ditunjukan dalam tabel berikut:

 

 

Tabel.    Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang

                 dan kekuasaan

Internal

Ekternal

Anggaran dasar dan anggaran rumah

Tangga organisasi

 

Anggaran (budget)

 

Kebijaksanaan, peraturan dan pro-

sedur

 

Deskripsi jabatan

Undang-undang dan peraturan pe-

merintah

 

Perjanjian kerja kolektif

 

Perjanjian dengan dealer, supplier,

Dan pelanggan.

 

Lingkungan wewenang dan kekuasaan manajerial ini akan semakin luas pada manajemen puncak suatu organisasi dan semakin menyempit pada tingkatan yang lebih rendah dari rantai komando seperti terlihat pada gambar ”batasan-batasan wewenang dan kekuasaan” berikut ini:

 

 

Tanggung jawab dan akuntabilitas

Tanggung jawab (responsibiity) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seseorang bawahan menerima wewenang manajer untuk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu.  Istilah lain yang sering digunakan adalah akuntabilitas (accountability) yang berkenaan dengan kenyataan bahwa bawahan akan selalu dimintakan pertanggunganjawabnya

Atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkankepadanya.  Dengan demikian, akuntabilitas adalah faktor di luar individu dan perasaan probadinya.  Pemegang akuntabilitas berarti bahwa seorang atasan dapat memberlakukan hukuman atau balas jasa kepadanya tergantung bagaimana dia sebagai bawahan telah menjalankan tanggung jawabnya.

 

Persamaan wewenang dan tanggung jawab

Prinsip organisasi mengatakan bahwa  individu-individu seharusnya diberikan wewenang untuk melaksanakan tanggung jawabnya.  Misalnya, bila seorang manajer diberi tanggung jawab untuk mempertahankan produksi, maka dia harus diberi kebebasan secukupnya untuk membuat keputusan-keputusan yang mempengaruhi kapasitas produksi.  Persamaan tanggung jawab dan wewenang secara teoritik adalah baik, namun sukar dicapai.  Ada yang berpendapat bahwa dalam jangka panjang, wewenang dan tanggung jawab adalah sama.  Dalam jangka pendek bagaimanapun juga tanggung jawab seorang manajer akan selalu lebih besar dari wewenangnya, karena ini merupakan ciri delegasi.

 

Pengaruh

Pengaruh adalah suatu transaksi sosial di mana seseorang atau kelompok dibujuk oleh seseorang atau kelompok lain umtuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi. Pengaruh tercermin pada perubahan perilaku atau sikap yang diakibatkan secara langsung dari tindakan  atau keteladanan orang atau kelompok lain.  Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan menghukum, pemilikan informasi lebih lengkap, ataupun penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik. Proses pengaruh tergantung dari tiga unsur, yaitu pihak yang mempengaruhi, metoda mempengaruhi dan pihak yang dipenga- ruhi.

 

 

2.  Wewenang Lini, Staf dan Fungsional

       Wewenang lini (line authority) adalah wewenang di mana atasan melakukannya atas bawahannya langsung.  Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagairantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.

Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini.  Ini tidak memberikan wewenang ke pada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.

Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.  Bila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis (berkeahlian khusus) mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional di mana hal itu merupakan spesialisasi dari staf yang bersangkutan.

Dengan wewenang staf fungsional tersebut, maka wewenang fungsional dapat melanggar prinsip kesatuan perintah dan menyebabkan berbagai konflik organisasi.  Penggunaan yang berlebihan, wewenang fungsional juga merusak integritas departemen lini yang bertanggung jawab atas hasil.  Untuk itu, wewenang fungsional seharusnya duilimpahkan kepada staf untuk dijalankan hanya pada kejadian-kejadian khusus.

Gambar bagan organisasi dengan wewenang fungsional staf:

 

3.  Delegasi Wewenang

Definisi delegasi adalah: pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.  Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:

(1)  Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

(2)  Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.

(3)  Penerimaan delegasi, baik implisit ataupun eksplisit, menimbulkan kewajibn atau tanggung jawab.

(4)  Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hsil-hasil yang dicapai.

Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang mebedakan manajer sukses dan yang tidak sukses.

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah (Stoner dalam Handoko, 1984):

(1)  Prinsip skalar, dalam proses pendelegasian ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi paling atas ke tingkatan paling bawah.

(2)  Prinsip kesatuan perintah.  Setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan.

(3)  Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Bagi manajer, selain harus mempertnggung jawabkan tugas-tugasnya juga harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya.

Louis Allen (1958), mengemukakan       beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif:

(1)  Tetapkan tujuan.  Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.

(2)  Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.  Bawahan harus diberikan informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan bagian datri sumberdaya-sumberdaya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.

(3)  Berikan motivasi kepada bawahan.  Manajer dapat memberikan dorongan bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

(4)  Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus  melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.

(5)  Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.

(6)  Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.

 

Sentralisasi dan Desentralisasi

Berkaitan dengan penyebaran delegasi, ada organisasi yang berkecenderungn wewenang itu terkonsentrasi pada para atasan.  Ini disebut dengan sentralisasi.  Sebaliknya, bila ada kecenderungan konsentrasinya menyebar kepada bawahan maka disebut dengan desentralisasi.

Bila desentralisasi mutlak terjadi maka sama artinya tidak ada struktur organisasi, karena semua itu sama dengan semua keputusan diambil oleh bawahan.  Sebaliknya, bila sentralisasi mutlak terjadi pula; tidak ada struktur organisasi karena dengan demikian semua keputusan diambil oleh atasan.

Pendelegasian wewenang memiliki dua perspektif penting.  Ke-satu, dari sisi atasan berarti atasan bisa lebih terfokus pada pekerjaan-pekerjaan yang menuntut ketrampilannya, yang tidak bisa dikerjakan oleh bawahannya.  Ia memiliki waktu, kesempatan, tenaga dan konsentrasi, karena sebagian wewenangnya sudah diberikan kepada bawahan.  Dari sisi bawahan, ini memberikan kesempatan untuk membuktikan diri, Bisa mengerjakan arahan, tugas yang diberikan, untuk dipertanggung jawabkan.  Ini membuktikan bahwa ia memang mampu melakukan pekerjaan.

Kafrena itu, tidak sebarangan delegasi bisa dilakukan.  Agar efektif, delegasi dilakukan harus mempertimbangkan:

(1)  Sasaran dan standar yang jelas.

(2)  Kejelasan pekerjaan

(3)  Keterlibatan bawahan dengan memotivasinya dalam pekerjaan

(4)  Kerja yang tuntas

(5)  Pelatihan

(6)  Umpan balik

 

DesentralisasiPenuh (tidak ada struktur organisasi)

Gambar.  Kecenderungan Desentralisasi dan Sentralisasi

Otoritas tidak didelegasikan

 

 

Faktor lain dalam pendelegasian adalah tentang sikap atasan pemberi wewenang.  Dalam beberapa kasus, kelemahan manajer adalah tidak mau mendelegasikan pekerjaan karena merasa tidak akan beres kalau buka ia sendiri yang mengerjakannya.

Sikap berikut adalah menjadi dasar agar terselenggaranya delegasi dengan baik:

– Penerimaan (receptiveness); Sikap ini adalah menerima fakta, bahwa sebagai manajer tidaklah mungkin melakukan semua tugas pekerjaannya.

n  Dengan demikian ia dapat membiarkan bawahannya tampil dengan gagasan dan kemampuannya sendiri yang barangkali berbeda, namun merupakan keorisinilan kerja so bawahan.

n  Memberikan hak pada bawahan;  Jika tidak demikian berarti atasan tidak percaya bahwa bawahannya bisa mengambil keputusan seperti dia.

n  Keinginan membiarkan orang lain berbuat salah; Tidak semua bawahan bekerja 100% benar, ada saja kesalahan yang dibuat. Karena itu membuat atau mengawasi bawahan terhindar sama sekali dari kesalahan bukanlah hal yang bijak.  Kesalahan itu normal hanya saja perlu dijadikan pelajaran untuk pengembangan diri yang bersangkutan.

n  Mempercayai bawahan; tidak semua manajer mempercayai bawahannya.  Terutama mereka yang sudah berpengalaman.  Ada pula manajwer yang tidak percaya pada bawahannya karena ia melakukan refleksi atas dirinya.  Seseorang yang pada saat menjadi bawahan sering berbuat curang, akan melihat bawahannya mudah berbuat curang juga.  Bila ketidakpercayaan tidak ada terhadap bawahan, maka delegasi ini akan sulit berlangsung dengan baik.

 

Sumber : mercubuana.ac.id

 

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s